Egal ist 88 - ITSM Toolauswahl richtig machen 

In diesem Schritt identifiziert das Unternehmen seine spezifischen Anforderungen an ein ITSM-Tool und erstellt eine detaillierte Leistungsbeschreibung, die Funktionalitäten, Benutzererfahrung, Integrationsmöglichkeiten, Skalierbarkeit und andere relevante Kriterien umfasst. 
Die detaillierte Beschreibung der Anforderungen dient als Leitfaden für die weitere Bewertung und Auswahl des ITSM-Tools, indem sie als Referenzpunkt für die Überprüfung und Bewertung potenzieller Lösungen dient. Sie ermöglicht es dem Unternehmen auch, die Prioritäten klar zu definieren und sicherzustellen, dass das ausgewählte Tool den geschäftlichen Anforderungen und Zielen entspricht.

Basierend auf den definierten Anforderungen erstellt das Unternehmen eine Liste potenzieller Anbieter (ungefähr 10), die in Betracht gezogen werden sollen.

Die Identifizierung potenzieller Anbieter für die Longlist erfordert in der Regel eine gründliche Recherche und Bewertung verschiedener Quellen. Hier sind einige bewährte Methoden, um potenzielle Anbieter für die Longlist zu finden:

• Online-Recherche
• Branchenpublikationen und Berichte
• Empfehlungen und Erfahrungen anderer
• Branchenveranstaltungen und Messen besuchen
• Konsultation von Fachexperten

Die Longlist ist somit ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen eine umfassende Auswahl von Anbietern hat, die potenziell seine Anforderungen erfüllen können, bevor es mit weiteren Evaluierungs- und Auswahlprozessen fortfährt.

RFI steht für "Request for Information" und ist ein Dokument, das von einem Unternehmen an potenzielle Anbieter gesendet wird, um grundlegende Informationen über ihre Produkte, Dienstleistungen und ihre Eignung für bestimmte Anforderungen zu erhalten. Der RFI-Prozess ist eine wichtige Phase im Auswahlprozess eines ITSM-Tools und dient dazu, einen groben Überblick über verfügbare Lösungen zu erhalten und die Liste potenzieller Anbieter zu verfeinern.
Nachdem die Antworten der Anbieter eingegangen sind, werden sie von den relevanten Personen im Unternehmen bewertet und analysiert. Dies umfasst die Überprüfung der bereitgestellten Informationen, das Vergleichen der verschiedenen Lösungen und das Identifizieren von Anbietern, die am besten geeignet sind, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Basierend auf den RFI-Antworten werden die Anbieter gerankt und die Liste potenzieller Kandidaten möglicherweise weiter verfeinert. Anbieter, die nicht den Anforderungen entsprechen oder nicht in der Lage sind, ausreichende Informationen bereitzustellen, können von der Longlist gestrichen werden, während andere möglicherweise näher in Betracht gezogen werden.
Dabei ensteht die Shortlist, welche die Anbieter enthält die für eine detailliertere Bewertung in Betracht gezogen werden sollen.

RFP steht für "Request for Proposal" und ist ein formales Dokument, das von einem Unternehmen an ausgewählte Anbieter gesendet wird, um detaillierte Informationen über ihre Produkte, Dienstleistungen, Implementierungsmethoden und Preise zu erhalten. 
Der RFP-Prozess ist ein wesentlicher Schritt im Auswahlprozess eines ITSM-Tools und dient dazu, konkrete Angebote von Anbietern zu erhalten, die in die engere Auswahl gekommen sind.
Das RFP enthält spezifische Fragen und Anforderungen an die Anbieter, die sie in ihren Angeboten berücksichtigen sollen. Dies kann Aspekte wie  Funktionalitäten, Implementierungsdetails, Support-Services, Preise, Lizenzierungsoptionen, Service Level Agreements (SLAs) und andere relevante Informationen umfassen.

Während der Präsentationen und Use Cases haben die ausgewählten Anbieter die Möglichkeit, ihre ITSM-Lösungen vorzustellen und ihre Fähigkeiten sowie die Eignung ihrer Produkte für die Bedürfnisse des Unternehmens zu demonstrieren. Dieser Schritt ist entscheidend, da er es dem Unternehmen ermöglicht, eine bessere Vorstellung von den angebotenen Lösungen zu bekommen und eine fundierte Entscheidung über die Auswahl des richtigen Anbieters zu treffen. 
Folgende Punkte könnten Teil diese Prozesses sein:

1. Vorstellung der Lösung: Die Anbieter präsentieren ihre ITSM-Lösungen vor einem Publikum aus Vertretern des Unternehmens. Während dieser Präsentationen geben die Anbieter einen Überblick über ihre Produkte, deren Funktionen und Features sowie deren Nutzen für das Unternehmen.
   
   
2. Live-Demos und Use Cases: Die Anbieter können Live-Demonstrationen durchführen und Use Cases präsentieren, um die Funktionalitäten ihrer Lösungen in Aktion zu zeigen. Durch die Vorführung von realen Szenarien und Anwendungsfällen können die Anbieter die Wirksamkeit ihrer Produkte demonstrieren und zeigen, wie sie bestimmte Herausforderungen im IT-Service-Management-Bereich bewältigen können.
   
   
3. Fragerunde und Diskussion: Nach den Präsentationen haben die Vertreter des Unternehmens die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Details zu den vorgestellten Lösungen zu erfragen. Diese Fragerunde ermöglicht es dem Unternehmen, ein besseres Verständnis für die Produkte zu entwickeln, potenzielle Bedenken anzusprechen und Klärungen zu bestimmten Aspekten zu erhalten.

Die letzte und finale Auswahl eines ITSM-Tools erfolgt nach einem umfassenden Bewertungsprozess, der alle vorherigen Schritte berücksichtigt hat. 
Folgende Punkte führen zu der finalen Entscheidung:

1. Zusammenfassung und Bewertung der Ergebnisse: Das Unternehmen fasst alle erhaltenen Informationen, Bewertungen und Eindrücke aus den verschiedenen Phasen des Auswahlprozesses zusammen. Dies beinhaltet die Ergebnisse der Anforderungsanalyse, die RFI- und RFP-Antworten der Anbieter, die Ergebnisse der Präsentationen und Use Cases sowie etwaige Verhandlungen und Diskussionen.
   
   
2. Abwägung der Vor- und Nachteile: Das Unternehmen bewertet die Vor- und Nachteile jeder potenziellen Lösung und vergleicht sie miteinander. Dies umfasst die Berücksichtigung von Kriterien wie Funktionalitäten, Benutzerfreundlichkeit, Integrationen, Skalierbarkeit, Support-Services, Kosten und Vertragsbedingungen.
   
   
3. Berücksichtigung von Feedback und Stakeholder-Input: Das Unternehmen berücksichtigt auch das Feedback und die Inputs aller relevanten Stakeholder, einschließlich der IT-Teams, Endbenutzer und Führungskräfte. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Bedenken oder Anforderungen zu identifizieren, die in die endgültige Entscheidung einfließen sollten.
   
   
4. Vertragsabschluss und Implementierung: Nachdem die endgültige Entscheidung getroffen wurde, wird der Vertrag mit dem ausgewählten Anbieter finalisiert. Dies beinhaltet die Unterzeichnung des Vertrags, die Festlegung von Implementierungsplänen und Zeitrahmen sowie die Vorbereitung auf die Einführung und Integration des ausgewählten ITSM-Tools in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens.

Die finale Auswahl eines ITSM-Tools ist ein entscheidender Schritt, der sicherstellt, dass das Unternehmen die bestmögliche Lösung auswählt, um seine spezifischen Anforderungen und Ziele im Bereich des IT-Service-Managements zu erfüllen. Es ist wichtig, dass dieser Prozess gründlich und sorgfältig durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass die getroffene Entscheidung langfristig erfolgreich ist und einen Mehrwert für das Unternehmen bietet.